Сейчас трудно представить современный офис без мини-АТС. Появление в компании мини-АТС позволяет организовать качественную внутреннюю связь и рационально использовать городские телефонные линии. Как кошмарный сон старожилы российского бизнеса вспоминают времена, когда сотрудникам приходилось буквально бороться за обладание аппаратом. То что в недалеком прошлом достигали посредством увеличения числа городских номеров, теперь решают за счет наилучшего использования внешних и внутренних линий.
Что же такое офисная мини-АТС?
Мини-АТС — это специализированный компьютер, в который заводятся внешние телефонные линии и от которого отходят линии внутренней связи. Самое главное предназначение мини-АТС — экономить и деньги и время за счет того, что большое количество внутренних абонентов бесконфликтно пользуются небольшим количеством внешних линий и одновременно с этим:
позволяет владельцу сделать свою телефонную связь самой современной и использовать ее максимально эффективно
предоставляет всем своим абонентам современный сервис, не требуя при этом каких-либо специальных телефонных аппаратов
повышает имидж компании
Задачи, с которыми легко справляется мини-АТС, можно разделить на две группы:
• Обеспечение внутренней связи в учреждении;
• Рациональное использование имеющихся внешних телефонных линий, что позволяет оптимально организовать работу как отдельно взятого сотрудника, так и организации в целом.
Обеспечение внутренней связи в учреждении .
Эта задача становится актуальной уже в том случае, если Ваша организация занимает помещение, состоящее более чем из одной комнаты. Мини-АТС позволяет максимально упростить связь между сотрудниками, каждый из которых будет иметь свой внутренний номер. Помимо того, что все внутренние абоненты получают возможность оперативной связи друг с другом, Ваша организация также может пользоваться рядом дополнительных функций, заложенных в АТС. Это, например, конференц-связь (одновременный разговор нескольких абонентов), внешний и внутренний пейджинг (возможность делать вызовы на динамики личных системных телефонов сотрудников, а также давать объявления через внешние динамики на всё помещение, например офисный или торговый зал), возможность подключения домофонов и устройств открывания двери. Также Вы можете внутри своей организации создавать собственную микросотовую сеть в учрежденческом стандарте DECT, которая будет удобна для сотрудников, которым необходимо перемещаться по площади, большей, чем площадь охвата радиотелефона.
Рациональное использование городских линий.
Даже если в Вашем офисе всего две внешних телефонных линии, Вы непременно столкнетесь с проблемой их оптимального использования. При большем количестве линий проблема оптимального распределения нагрузки на каждую из них простыми аппаратными средствами решиться не может. Путаные мотки проводов от параллельных телефонов и большое количество аппаратов на столе вряд ли являются приемлемым решением вопросов связи. Кроме того, Ваши клиенты и партнеры не будут рады тому, что им приходится перезванивать по несколько раз, чтобы попасть на нужного сотрудника или выслать факс. Да и сотрудники, зачастую, не смогут быстро сделать телефонный звонок из-за того, что их линия занята, хотя остальные свободны.
Используя АТС, Вы получаете возможность распределить внешние линии по группам. По одним, скажем, Вам будут приходить звонки от клиентов по рекламе, по другим Ваши менеджеры будут выходить в город, некоторые будут выделены для руководящего состава. Внутри каждой группы АТС будет автоматически распределять нагрузку по исходящим вызовам. Но самое главное, что вызов по любой из внешних линий, путем пересылки звонка, может быть переведен на нужного абонента. Мало того, в случае, если требуемый внутренний абонент занят, клиент сможет подождать, пока он не освободится, а не перезванивать по несколько раз.
Из дополнительных возможностей стоит отметить систему персональных почтовых ящиков или «голосовую почту». Наглядно это можно себе представить, как систему автоответчиков, персонально привязанных к внутренним пользователям. Т.е. при отсутствии того или иного абонента сообщение можно оставлять в его персональном почтовом ящике и быть уверенным, что оно дойдет до конкретного адресата.
Таким образом, использование внутренней АТС существенно расширяет возможности Вашего телефонного аппарата. Теперь Вы можете попеременно вести несколько телефонных разговоров, не теряя связи с собеседниками, получать оперативный доступ к любому сотруднику. А Ваши клиенты и партнеры смогут комфортно дозваниваться любому внутреннему абоненту.
Согласитесь, высвобождаемое рабочее время сотрудников, экономия на конечных телефонных устройствах и удобство клиентов быстро окупят Ваши затраты на установку АТС.
Итак, чем хорошо когда у Вас в офисе установлена мини-АТС?
• Вы можете раздавать все телефонные номера имеющиеся у Вас в офисе. Если звонок придет к вашим коллегам, то на Вас переключат. Следовательно, до Вас проще дозвониться.
• Поднимая трубку, Вы нажимаете «9» и выходите на любую свободную разрешенную Вам линию, а не ждете, когда Ваш сосед закончит свой разговор по параллельному телефону. Параллельных телефонов больше не будет, и никто не влезет в Ваш разговор.
• У Вас на столе будет стоять только один телефон, включающий в себя все городские линии и местную связь.
• В соседнюю комнату необязательно идти, можно и позвонить.
• Возможно создать иерархию. Руководящему составу можно разрешить выход в город по всем городским линиям, а другим сотрудникам только на определённые. Возможно некоторым сотрудникам запретить выход на межгород с их телефонов, а если он разрешен, то программа учета стоимости точно зафиксирует кто, когда, во сколько, куда звонил и сколько времени разговаривал.
• Мини-АТС позволяет вечером, в определенное время, автоматически переключать входящие звонки с абонентов на факс или автоответчик (режим день/ночь/обед), а утром обратно. Все городские линии будут сходиться на одно устройство, а если кто-то задерживается на работе и ждет звонка, то можно эти режимы переключать вручную.
• Возможно проводить совещание по телефону с несколькими сотрудниками одновременно (конференц-связь) не только внутри офиса, но с несколькими абонентами из города.
• Вы и Ваши коллеги часто звонят за границу, набирая по 10-15 цифр телефонного номера. Вы можете запрограммировать часто используемые телефонные номера в сокращенный набор и, нажав всего 3-и кнопки , Вы наберёте всю эту комбинацию включая паузы и переходы в тональный режим набора (если это требуется).
• Вы слышите, что звонит телефон на столе у вашего коллеги, а его нет на месте — Вам не нужно вставать и идти к его столу, достаточно поднять трубку на своем телефоне, нажать нужную кнопку и можно разговаривать.
• Если Вы уходите со своего рабочего места, а ждете важного звонка, Вы можете сделать переадресацию всех звонков на то место куда направляетесь. Ни один звонок не будет потерян.
• Если у Вас большая территория предприятия, то сделать объявление по громкой связи может любой сотрудник, которому разрешена это функция.
• Вы можете установит домофон, подключив его к мини-АТС и отвечать на его вызовы и открывать дверной замок с телефона.
• Цифровые мини-АТС имеют возможность подключения цифровых устройств, таких как микросотовая связь (DECT), цифровых соединительных линий ISDN (PRI, BRI, Е1), голосовой почты (VM), управлять телефоном через компьютер (CTI), голосовой набор (VDIAL).
Если у Вас в офисе есть различные телефонные линии (таксофонные, телефонные, линии коммерческого провайдера, местные линии связи по территории) и для того чтобы позвонить в город надо набирать различные цифры (префиксы) на различных линиях. Мини-АТС сама «донаберет» нужные цифры в зависимости от типа линии(ARS). Вам нужно всего лишь набрать «9» и можно звонить в город.
