Планирование и управление проектами: преимущества специализированного ПО

22 августа 2022 |

Лучшие программы для управления проектами, какие они и что они должны уметь?

Наступает момент, когда листа бумаги недостаточно для планирования и контроля над текущими задачами. Большинство успешных предпринимателей не нужно убеждать в преимуществах использования инструментов для поддержки планирования и управления проектами. Выбор правильного инструмента или программы для ведения дел и проектов сложен и влияет на качество работы и эффективность команды.

Наиболее важные функции программного обеспечения для планирования и управления проектами

На рынке много приложений, как платных, так и бесплатных. От простых списков до настоящих комбайнов, поддерживающих управление командами, проектами и целыми процессами в компании. Они могут включать:

  • тайм-менеджмент;
  • создание списков дел;
  • расстановку приоритетов;
  • канбан-доски;
  • инструменты GTD;
  • учет рабочего времени;
  • календарь;
  • управление проектом и командой;
  • создание проектов;
  • отчетность и прогнозирование;
  • возможность устанавливать повторяющиеся задачи и уведомления и многое другое.

Как правильно выбрать инструмент управления?

При выборе инструментов управления следует учитывать множество факторов. Во-первых, необходимо рассмотреть, какие задачи планируется выполнять с его помощью, какие функции являются ключевыми и каких целей требуется достичь. Следующие вопросы стоит учитывать при выборе инструмента.

Чем именно необходимо управлять?

В зависимости от того, интересует ли пользователя только тайм-менеджмент, организация командной и проектной работы или, может быть, всесторонняя поддержка удаленной работы, придется рассматривать разные инструменты. Стоит хорошенько обдумать это. Нужна ли нам целая платформа управления или достаточно простого контрольного списка?

Какие дополнительные задачи требуется выполнить?

Что, помимо управления проектами, должно делать приложение? Нужна ли поддержка в общении, совместной работе или передовых инструментах для удаленной работы? Требуется ли в конечном итоге основывать всю важную коммуникацию, связанную с проектом, на этом инструменте, или нужно только место, где можно писать и назначать задачи? Как внедренное решение должно поддерживать процессы и улучшать работу? Ожидает ли пользователь автоматизации тех или иных процессов? 

Насколько велики проекты/команды и как они работают?

О каком масштабе идет речь? Это небольшие проекты, состоящие из нескольких человек и нужно ли приложение, чтобы ничего не забыть? А может быть, компания работает в очень сложной среде, команды многочисленны и часто рассредоточены? Нужны ли функции отчетности или прогнозирования? Нужны ли диаграммы Ганта или поддержка Agile? Следует также рассмотреть, предназначен ли этот инструмент только для менеджеров или им будут пользоваться и члены команды. 

Каждому пользователю подобных решений нужно хорошо сбалансировать требования, чтобы программное обеспечение действительно поддерживало его, а не разочаровывало. Если инструмент слишком сложный, люди не будут его использовать или будут относиться к его использованию как к наказанию.



Напишите пару строк: